Código de Usuario

Este módulo permite gestionar la vinculación entre empleados y los códigos de identificación que utilizan en los dispositivos de control de acceso y asistencia.

Nota

El acceso a este módulo requiere el permiso “puede gestionar códigos de usuario”. Si no ves la opción en el menú lateral, tu usuario no tiene este privilegio.

¿Qué es un código de usuario?

Un código de usuario define la relación entre un empleado, un dispositivo de control de acceso y el código numérico que ese empleado usa en ese dispositivo. El mismo empleado puede tener códigos distintos según el dispositivo.

Por ejemplo, un empleado puede tener el código 1042 en el lector de la entrada principal y el código 205 en el lector del depósito — ambos registros coexisten en el sistema.

1. Acceso al Módulo

En la barra lateral, despliega Configuración Avanzada y selecciona Código de Usuario.

2. Vista Principal

La pantalla principal está organizada en dos secciones:

Usuarios Registrados

Tabla izquierda — muestra los códigos asignados a empleados:

• Empleado — Nombre y datos del empleado asignado
• Dispositivo — Nombre del dispositivo donde se usa el código
• Código en Dispositivo — Número de identificación del empleado en ese dispositivo

Acciones disponibles por fila:

• Editar — Modificar la asignación (código, dispositivo o empleado)
• Eliminar — Desvincular el código del empleado

Códigos Sin Asignar

Tabla derecha — muestra los códigos que existen en dispositivos pero no están vinculados a ningún empleado. Se sincronizan automáticamente desde los dispositivos.

• Dispositivo — Nombre del dispositivo donde existe el código
• Código en Dispositivo — Número de identificación sin asignar

Acción disponible por fila:

• Asignar — Vincular el código a un empleado (abre el formulario con dispositivo y código precargados)

Puedes ordenar ambas tablas haciendo clic en cualquier encabezado de columna.

3. Creación

Presiona Crear en la sección “Usuarios Registrados” para crear una nueva asignación desde cero.

Campos del formulario:

• Código en Dispositivo (obligatorio) — Número único que el empleado usará. Se valida en tiempo real: si el código ya existe en el dispositivo seleccionado, el sistema muestra el mensaje “El código ya está en uso” y bloquea el guardado.
• Dispositivo (obligatorio) — Dispositivo donde se utilizará el código
• Empleado (obligatorio) — Empleado al que se asigna el código

Presiona Guardar para confirmar. Usa Salir para cancelar sin guardar cambios.

4. Asignación de Códigos Sin Asignar

Para vincular un código que aparece en la tabla “Códigos Sin Asignar”:

• Presiona el ícono en la fila correspondiente
• El formulario se abre con el dispositivo y el código ya precargados
• Selecciona el Empleado al que deseas asignar el código
• Presiona Guardar — el registro se mueve automáticamente a la tabla “Usuarios Registrados”

5. Edición

Presiona el ícono en la tabla “Usuarios Registrados” junto al registro que quieres modificar. Puedes cambiar el código, el dispositivo o el empleado asignado. Presiona Guardar para confirmar.

6. Eliminación

Presiona el ícono

en la fila correspondiente y confirma la acción en el diálogo que aparece.

Advertencia

Al eliminar una asignación:

• El empleado deja de estar vinculado a ese código en ese dispositivo
• Si el código sigue existiendo físicamente en el dispositivo, puede reaparecer en la tabla “Códigos Sin Asignar”
• Los registros históricos de asistencia ya generados no se ven afectados

7. Integración con Otros Módulos

Empleados

• Los empleados disponibles en el formulario provienen del módulo de Empleados
• Un empleado puede tener múltiples códigos en distintos dispositivos

Dispositivos

• Los dispositivos disponibles provienen del módulo de Dispositivos
• Los códigos sin asignar se sincronizan automáticamente desde los dispositivos registrados

Asistencia y Reportes

• El sistema usa estos códigos para identificar al empleado en cada marcación de entrada/salida
• Sin un código asignado, las marcaciones del dispositivo no se vinculan a ningún empleado y no se computan en los reportes

8. Mejores Prácticas

Gestión de Códigos

• Unicidad por dispositivo: los códigos solo deben ser únicos dentro de un mismo dispositivo, no globalmente
• Revisa regularmente la tabla “Códigos Sin Asignar” para detectar marcaciones que no se están computando

Ciclo de vida de empleados

• Alta: asigna el código al dar de alta al empleado para que sus marcaciones queden registradas desde el primer día
• Cambio de área o dispositivo: actualiza las asignaciones si el empleado pasa a usar un dispositivo diferente
• Baja: elimina las asignaciones para evitar que el código quede activo sin un empleado vinculado

Seguridad

• Evita reutilizar códigos recientemente liberados hasta que se confirme que no quedan registros pendientes de sincronización
• Coordina con el equipo de TI la sincronización periódica de los dispositivos para mantener la tabla “Códigos Sin Asignar” actualizada

Próximos pasos

Para completar la configuración del sistema de control de acceso:

• Empleados — Para gestionar los empleados disponibles para asignar
• Dispositivos — Para configurar los dispositivos de control de acceso
• Reportes — Para visualizar los registros de asistencia generados a partir de los códigos